Kyläverkon rakentaminen hankkeella

Kysynnän ja aktivoinnin vaiheessa kylä eli kyläläiset kartoittavat tarvetta valokuituverkolle. Valokuidulle kun täytyy olla kylässä imu, sitä ei voi sinne väkisin työntää!

Kun kysyntää löytyy, voidaan aktivointia toteuttaa muun muassa postilaatikkojakeluna sekä kyläiltoina. Kiinnostuskartoitus on tärkeä osa kyläverkkohakemusta.

Kylätiedottajia voidaan myös hyödyntää, mikäli hanke sellaisen palkkaamisen sallii. Muistathan liittää hankehakemukseen kiinnostuneiden osoitelistan – muita henkilötietoja ei listaan tarvita. Tämän jälkeen perustetaan työryhmä, joka koordinoi muun muassa talkoita, hallintaa ja ylläpitoa.

Hankkeen alkuvaiheessa otetaan alustavasti yhteyttä keskeisiin sidosryhmiin. Työryhmän tehtävänä on miettiä, mikä taho hakee rahoitusta hankkeelle. Onko olemassa jo sopivaa organisaatiota vai tuleeko perustaa oma? Kuten osuuskunta.

Lapin ELY-keskuksesta, Leader-toimintaryhmiltä ja maakuntaliitolta saadaan tietoa mahdollisista julkisista tuista, ja kuntaan on oltava yhteydessä heti valmisteluvaiheessa. Koska tuet maksetaan aina jälkikäteen, tarvitaan rakentamisaikainen laina eli siltarahoitus kassavirran turvaamiseksi. Tutustu oman kuntasi tapaan toimia.

Kun valokuituverkkoa varten haetaan rahoitusta, tarvitaan tarkka arvio kustannuksista ja verkon suunnittelu. Mikäli kustannuslaskelmaa ja 1. vaiheen suunnitelmaa varten ei löydy omaa osaamista, laskelma tulee hankkia osaavalta asiantuntijalta eli suunnittelijalta. Tämä on ainoa kustannus, joka voidaan lisätä kyläverkkohankkeeseen takautuvasti. Suunnittelijan hankinta tulee toteuttaa asianmukaisesti kilpailuttamalla.

Teleoperaattorilta pyydetään alustava selvitys ja tarjous alueen runkoverkkojen sijainnista ja mahdollisista liityntäpisteistä kylän läheisyydessä. Näiden tietojen perusteella muodostetaan alustava näkemys siitä, ovatko ulkoiset tekniset ja taloudelliset edellytykset verkon rakentamiselle olemassa. Tämä arvio kustannusten kanssa ratkaisee, voidaanko hankkeen valmistelua jatkaa käytännössä.

Tässä vaiheessa selvitetään kyläläisten todellinen kiinnostus ja valmiudet sitoutua valokuituliittymän hankintaan. Tarvittaessa tiedottaminen toteutetaan talosta taloon. Samalla asetetaan alustava hintahaarukka liittymän hinnasta ja kerätään kirjalliset alustavat sitoumukset, joiden perusteella saadaan selville, ketkä kyläläiset ovat valmiita liittymään mukaan annettujen ehtojen puitteissa. Yhdessä tehdään päätös hankkeen jatkamisesta, nimetään rahoituksen hakija sekä sovitaan, mitä resursseja kyläläiset itse voivat käyttää verkon rakentamiseen ja ylläpitoon.

Talkootyöllä eli vastikkeettomalla työllä voidaan alentaa kokonaiskustannuksia ja kattaa osa mahdollisesti vaaditusta omarahoitusosuudesta. Tukikelpoisista kustannuksista talkootyötä voi olla 100 % omarahoitusosuudesta, mutta ne tulevat olla todennettavia hanketta edistäviä toimia vähentämään kokonaiskustannuksia. Verkon toimintavarmuuden takaamiseksi joudutaan yleensä turvautumaan ammattitaitoiseen ulkopuoliseen urakoitsijaan. Tiedottaminen hankealueella on tärkeää. Kyläillat ja verkkotapaamiset ovat yksi tapa ylläpitää tiedonkulkua. Samoin hyviksi havaittuja tapoja ovat tiedottamisryhmät eri välineillä kuten esim. sähköpostilla, pikaviestisovellukset, sosiaalinen media ja verkkosivut. Kyläläisten lopullinen kiinnostus ja sitoutuminen on tärkeää varmistaa. Tässä vaiheessa on olennaista päättää, mikä taho hakee mahdollista ulkopuolista rahoitusta, kuinka paljon rakentamisessa hyödynnetään talkootyötä ja millainen hallinta- ja ylläpitomalli verkolle valitaan. Kun nämä päätökset ovat syntyneet, tehdään myös päätös kustannuslaskelman ja verkon suunnitelmien tilaamisesta tai laatimisesta.

Verkkohankkeen edetessä laaditaan alustava eli 1. vaiheen verkkosuunnitelma ja kustannusarvio, joka vastaa rahoitushakemuksen vaatimuksia. Samalla käynnistetään tarvittavat lupamenettelyt. Lue lisää sijoitusluvan hakemisesta ELY-keskuksen hallinnoimille teille. Suunnitelmien ja kustannusarvion laatimisessa on suositeltavaa käyttää ammattitaitoista asiantuntijaa tai yritystä. Samoin lupahakemuksissa. Rahoittajaviranomaisen vaatimukset suunnitelmille ja kustannusarviolle tulee selvittää etukäteen.

Kustannusarvio laaditaan enimmäishintaisena, jotta lopulliset kustannukset eivät ylitä suunniteltua tasoa. Jos operaattori vastaa verkon hallinnasta ja ylläpidosta, tulee huomioida mahdolliset tekniset vaatimukset rakentamistapaan ja käytettäviin laitteisiin liittyen.

Suunnittelun edetessä tehdään lopullinen päätös hankkeen toteutuksesta ja rahoituksen hakemisesta.

Hankesuunnitelma on keskeinen osa rahoitushakemusta, mutta se tulee laatia huolellisesti myös, vaikka ulkopuolista rahoitusta ei haettaisi. Suunnitelman tulee sisältää verkkosuunnitelma ja kustannusarvio, ja rahoittava viranomainen antaa ohjeet vaatimusten ja hakemuslomakkeiden osalta. Kun vaatimukset täyttävä suunnitelma on laadittu, hakemus toimitetaan tarvittavine liitteineen ja haetaan vireille.

Rakentaminen edellyttää useita lupia. Teiden varsille sijoitettavat kaapelit vaativat luvan tien omistajalta – kunnallisilta tai valtiollisilta toimijoilta sekä yksityisteiden hallinnoijilta. Luvat edellyttävät katselmuksia paikan päällä ja niiden dokumentointia, usein yhteistyössä paikallisen tiemestarin kanssa. Tarvitaan myös liikenteenohjaussuunnitelma. Yleisimpiä lupia ovat sijoitusluvat yleisten ja yksityisten teiden tiealueille sekä maanomistajien luvat.

Tärkeää on huolehtia hankkeen taloudesta. Huomioi, että hankkeelle voi hakea ELY-keskuksesta ennakkoa. Se auttaa hankkeen aloittamisessa. Siitä huolimatta usein tarvitaan siltarahoituksesta apua. Maksatushakemuksien osalta kannattaa tehdä suunnitelma hyvissä ajoin.

Ohjevideo maksatuksesta

Rakennusvaiheessa hankitaan 2. vaiheen suunnittelu maanrakennus, teletyöt, tarvittavat materiaalit ja tarvikkeet kilpailuttamalla. Kun kustannukset ovat selvät, laaditaan liittymäsopimus ja niillä kerätään kyläläisiltä sitovat sitoumukset, joiden pohjalta varmistetaan riittävä osallistujamäärä ja etenemisedellytykset. Työt toteutetaan turvallisuusnäkökohdat huomioiden ja rakentamisesta tehdään tarkka dokumentointi. Asennus- ja liitostöiden jälkeen tilaajat kytketään verkkoon ja verkko yhdistetään operaattorin runkoverkkoon. Valmistumisen jälkeen verkko otetaan käyttöön, ja kyläläisille järjestetään tarvittaessa lyhyt käyttäjäkoulutus.

Hankkeen päätyttyä laaditaan loppuraportti ja maksatushakemus, jos kyseessä on julkisesti rahoitettu hanke. Kaikki rakentamiseen ja hankintoihin liittyvä dokumentaatio sekä tositteet toimitetaan rahoittajalle. Myös verkon tekniset tiedot ja kaapelien sijaintitiedot annetaan
viranomaisille telemarkkinalain mukaisesti. Teletoiminnan harjoittajalla on ilmoitusvelvollisuus Traficomille. Tuen maksaminen tapahtuu lopullisen hyväksynnän jälkeen.

Tavoitteena on selvittää tekniset vaihtoehdot, hinnoittelut, sopimuskäytännöt ja toimijat. Hyödyllisiä keinoja ovat mm. Hilma-ilmoitus markkinavuoropuhelusta, toimittajatapaamiset ja referenssien tarkastelu.

Tarjouspyynnön tulee olla selkeä, syrjimätön ja vertailukelpoinen.

Se sisältää:

• Hankinnan kuvaus ja laajuus

• Soveltuvuusvaatimukset

• Valintaperusteet ja pisteytysmalli

• Tarjousaika ja toimitustapa

• CPV-koodit ja menettelyn kuvaus

Mikä ihmeen CPV-koodi?

Common Procurement Vocabularity (CPV) eli yhteistä hankintanimikkeistöä käytetään kuvaamaan hankinnan kohdetta. Hankintayksikön tulee käyttää aina EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa CPV-koodeja. CPV-koodit mahdollistavat mm. hakupalvelujen käytön, jotka helpottavat tarjoajia, kun he etsivät heidän alaansa koskevia tarjouspyyntöjä. Komission sivuilla on lueteltu käytettävät CPV-koodit.

Ilmoitus Hilmaan, jos yli kynnysarvon. Tarjousaika yleensä 30–35 päivää. Lisätietokysymykset käsitellään kaikille tarjoajille samansisältöisinä.

Myöhästyneet tarjoukset hylätään automaattisesti. Ensin tarkistetaan soveltuvuus, sitten tarjouspyynnönmukaisuus ja lopuksi pisteytys. Kaikki dokumentoidaan huolellisesti.

Hankintapäätös tehdään kirjallisesti ja perustellaan. Tiedoksianto tarjoajille ja 14 vrk odotusaika ennen sopimuksen allekirjoittamista. Sopimuksessa määritellään selkeästi toimitusehdot, hinnat, vastuut ja reklamaatiokäytännöt.

Kyläverkkohankkeen onnistumisen edellytys on kyläläisten vahva kiinnostus parempien nettiyhteyksien hankkimiseen. Hanke käynnistyy usein kyläillalla, jossa jaetaan tietoa verkkoratkaisuista ja kartoitetaan alustavasti asukkaiden kiinnostusta ja valmiuksia osallistua hankkeen toteutukseen. Tavoitteena on hahmottaa sopivan kokoinen, hallittava kokonaisuus, joka ei ole liian pieni tai liian laaja.

Seuraavassa kyläillassa tai verkkotapaamisessa varmistetaan osallistujien kiinnostus ja valmius sitoutua. Tässä vaiheessa tehdään päätös siitä, miten hanketta jatketaan, kuka toimii rahoituksen hakijana, ja miten kyläläiset osallistuvat rakentamiseen ja ylläpitoon esimerkiksi talkoovoimin. Päätetään myös hankesuunnitelmien laatimisesta. Ulkopuolista, ammattitaitoista urakoitsijaa tarvitaan yleensä, jotta verkko täyttää toimintavarmuuden vaatimukset.

Seuraavassa kyläillassa tai verkkotapaamisessa tehdään päätös varsinaiseen toteutukseen ryhtymisestä. Kyläläisiltä kerätään sitovat sitoumukset liittymien hankinnasta alustavan hintahaarukan pohjalta. Näin saadaan selville todellinen sitoutuminen ja osallisuus. Usein tämä vaihe edellyttää myös talosta taloon -viestintää ja henkilökohtaista keskustelua. Kuten kylätiedottajan palkkaamista mikäli se on mahdollista.

Suunnitteluvaiheessa laaditaan alustava verkkosuunnitelma ja kustannusarvio. Suunnitelma tulee olla rahoittajaviranomaisen vaatimusten mukainen, ja sen tekemiseen kannattaa käyttää ammattitaitoista tahoa. Kustannusarvion on hyvä olla enimmäishintainen, jotta lopulliset kustannukset eivät ylitä arviota. Operaattori voi myös asettaa teknisiä vaatimuksia esimerkiksi laitteistolle ja rakentamistavalle.

Rahoitusta haettaessa laaditaan hankesuunnitelma osana virallista hakemusta, ja se toimitetaan liitteineen rahoittajalle. Vaikka julkista rahoitusta ei haettaisi, suunnitelma tarvitaan. Huolellinen, realistinen suunnitelma ja hakemus ovat edellytys tuen saamiselle. Kuntaan, toimintaryhmiin tai maakuntaliittoon tulee olla yhteydessä mahdollisten tukien selvittämiseksi. Koska tuet maksetaan jälkikäteen, tarvitaan yleensä myös rakentamisaikaista lainaa.

Lupamenettely on olennainen osa hanketta, erityisesti kaapeleiden sijoittamisessa teiden varsille tai yksityisille maille. Tarvitaan muun muassa sijoitusluvat yleisille ja yksityisille tiealueille, maahan ja siltojen rakenteisiin. Lupaprosessi käynnistyy katselmuksella, joka tehdään usein paikallisen tiemestarin kanssa. Katselmukset ja liikenteenohjaussuunnitelmat tulee dokumentoida huolellisesti.

Rakennusvaiheessa hankitaan tarvittavat materiaalit ja tarvikkeet, mahdollisesti kilpailutetaan urakoitsijat, ja varmistetaan erityisesti työturvallisuus. Rakentamisesta tehdään tarkka dokumentointi. Tilaajat liitetään verkkoon ja kyläverkko kytketään operaattorin runkoverkkoon.

Käyttäjille voidaan järjestää lyhyt koulutus liittymien ja palveluiden käyttöönottoon.

Hankkeen lopuksi laaditaan loppuraportti ja maksatushakemus julkisen rahoituksen saamiseksi.

Kaikki rakentaminen dokumentoidaan tarkasti, ja hankinnoista esitetään tositteet. Kaapelin sijaintitiedot tulee toimittaa viranomaisille telemarkkinalain mukaisesti. Kun loppuraportti ja maksatushakemus hyväksytään, haettu tuki voidaan maksaa.

Tukikelpoisena hakijatahona toimii verkon rakentaja ja omistaja — tyypillisesti osuuskunta, kuntayhtiö tai valokuituyhtiö. Tukikelpoisuus määräytyy valtioneuvoston asetuksen mukaan. Käytännössä hakijatahon on mahdotonta rahoittaa hanke täysin omavaraisesti.

Rahoitus koostuu seuraavista:

Omarahoitus – liittymämaksut, mahdolliset pääomasijoitukset sekä talkootyö, joka voidaan laskea rahalliseksi panokseksi.

Hankerahoitus – maaseuturahaston tuki, jossa yhdistyy EU-rahoitus ja valtion osuus; lisäksi kunta voi myöntää siltarahoitusta tai suunnittelutukea.

Riittävä henkilö‐ ja aikapanos on tärkeää – sitoutunut työryhmä jakaa tehtävät (kiinnostuskartoitus, viestintä, luvitus) ja vahvistaa hankkeen uskottavuutta rahoittajan silmissä. Valmisteluihin kannattaa varata kuukausia, sillä sekä byrokratia (kunnallishallinto, viranomaisluvat) että ulkoistettava suunnittelutyö vievät aikaa. Toimet ennen hankehakemuksen jättämistä vireille:

1. Kiinnostuskartoitus: Kerätään alustavat ilmoittautumiset (esim. kyläillat, kyselyt). Arvioidaan omarahoituspotentiaali liittymämaksujen ja talkootyön perusteella.
2. Hakijatahon perustaminen ja organisointi: Jos valitaan osuuskunta, perustamisasiakirjat laaditaan ja hallitus nimetään. Laaditaan tehtäväjako (pj., rahastonhoitaja, tekninen vastuuhenkilö).
3. Suunnittelun ulkoistaminen: Kilpailutetaan tai valitaan valokuitu‐ ja maanrakennussuunnittelusta vastaava suunnittelija. Varmistetaan, että suunnitelma täyttää rahoittajan tekniset ja kustannusraportoinnin vaatimukset.
4. Hankealueen rajaus ja laskelmat: Tarkennetaan reitit, liittymäpisteet ja kotitalouksien määrä. Laaditaan kustannus- ja rahoituslaskelmat (maanrakennus, teletyöt, materiaalit, projektinhallinta).
5. Rahoitussuunnitelma ja kuntaneuvottelut: Sovitaan kunnan mahdollisesta suunnittelu- tai siltarahoituksesta. Yhdistetään omarahoitus, kunnan tuki ja maaseuturahaston osuus yhdeksi rahoitusmalliksi. Suunnittelutyö voidaan sisällyttää tuen piiriin takautuvasti vain siltä osin kuin se on tehty ennen hakemuksen virallista vireillepanoa — tästä on pidettävä kirjanpito ja tositteet erikseen. Kun yllä olevat vaiheet — erityisesti suunnitelma, kustannusarvio ja rahoitussitoumukset — ovat valmiit, hakemus voidaan jättää viranomaiselle. Hyvin valmisteltu hakemus lyhentää käsittelyaikaa ja helpottaa myöhempää maksatusvaihetta.

Suunnittele huoltotoimet etukäteen osaksi verkon elinkaarta. Tämä sisältää mm. laitteistojen ohjelmistopäivitykset, varalaitteiden hallinnan ja määräaikaiset tarkastukset.

Huolehdi sähkönsaannin varmuudesta, erityisesti runkoverkon ja tukiasemien osalta. Varavoimaratkaisut (esimerkiksi UPS-laitteet) voivat estää palvelukatkokset sähkökatkojen aikana.

Ota käyttöön etävalvonta kaikissa keskeisissä verkonosissa. Se mahdollistaa nopean reagoinnin vikatilanteisiin ja mahdollistaa myös hälytyskynnyksen säätämisen.

Hyödynnä automatisoituja ilmoitusjärjestelmiä, joiden avulla viat havaitaan ja käsitellään ennen kuin ne vaikuttavat käyttäjiin.

Käyttäjäystävälliset ohjeet helpottavat tilapäisten ongelmien, kuten päätelaitteen tai sisäverkon häiriöiden, ratkaisua ilman huollon tarvetta.

Tiedota huoltokatkoista ajoissa ja selkeästi. Suunnitelluista huolloista kannattaa

ilmoittaa eri kanavissa, kuten verkkosivuilla, sähköpostilla tai tekstiviesteillä.

Tarjoa helppo tapa tehdä vikailmoituksia, esimerkiksi verkkoportaalin tai puhelinpalvelun kautta.

Pidä asiakastuki helposti tavoitettavana, ja kouluta henkilöstö vastaamaan yleisimpiin vikatilanteisiin tehokkaasti.

Päivitä verkkodokumentaatio säännöllisesti, erityisesti rakennusvaiheen jälkeen.

Tähän kuuluu esimerkiksi kaapelireitit, liityntäpisteet ja jakamoiden sijainnit.

Säilytä kaikki huolto- ja muutostyöt dokumentoituna, jotta verkon tilaa ja kehitystarpeita voidaan arvioida luotettavasti pitkällä aikavälillä.

Varmista riittävät resurssit ylläpitoon, joko oman organisaation sisällä tai ulkoistamalla tehtävät osaaville kumppaneille.

Laadi selkeät ylläpitosopimukset, joissa vastuut, vasteajat ja rajat eri osapuolten välillä on määritelty tarkasti.

Seuraa sopimusten toteutumista ja arvioi huollon laatua säännöllisesti.

Valokuituverkon tehokas huolto ja ylläpito edellyttävät ennakoivuutta, selkeää dokumentaatiota, aktiivista viestintää sekä toimivaa yhteistyötä. Hyvin hoidettu ylläpito ei vain ehkäise ongelmia – se myös pidentää verkon käyttöikää ja varmistaa luotettavan palvelun asiakkaille.