Tuen myöntämisen edellytyksenä on, ettei tuen kohteena olevaa toimintaa ole aloitettu ennen kuin tukihakemus on tullut vireille. Rahoitettavan hankkeen voi aloittaa omalla riskillä, kun hakemus on tullut vireille. Hakemus tulee vireille heti, kun se on lähetetty Hyrrä-järjestelmässä.

Hankkeen toteutuksen voi aloittaa vireille tulon jälkeen omalla riskillä ennen ELY-keskuksen viranomaispäätöstä. Suositeltavaa on kuitenkin odottaa ELY-keskuksen tekemää virallista päätöstä tuen myöntämisestä. Virallinen tukipäätös tulee ELY-keskuksesta, joka tekee Leader-hankkeille laillisuustarkistuksen.

Vuosina 2023–2027 rahoitettavien hankkeiden viestintäohjeet löydät maaseutu.fi-osoitteesta. Löydät sivustolta myös viestintävinkit hankkeelle.

Viestinnän avulla esimerkiksi:

Jos hankkeesi on saanut rahoituksen vuosina 2014–22, noudata rahoituskauden 2014–22 viestintäohjetta, jonka löydät täältä.

Hankkeen talous on olennainen osa hankkeen hallinnointia ja toteutusta. Talouden seuranta tapahtuu hankekirjanpidon avulla. Toimita kirjanpitäjälle kopiot hankeasiakirjoista, eli tukipäätöksestä ja hankesuunnitelmasta.

Erota hankkeen tulot ja menot tuensaajan normaalista kirjanpidosta omalle kustannuspaikalle tai erillisille tileille, jotta kirjanpidon ja tositteiden tarkastaminen on vaivatonta.

Vaikka kustannusmallina olisi flat rate, kirjaa kaikki hankkeen kulut sen omalle kustannuspaikalle tai tileille. Flat rate -osuudella katettavien kulujen tositteita ja pääkirjanotteita ei tarvitse esittää maksuhakemuksessa.

Hank­keen kir­jan­pito on aina osa­na tuen­saa­jan kir­jan­pi­toa. Jos tuen­saa­jan kir­jan­pito­jär­jes­tel­mä ei mah­dol­lis­ta kus­tan­nus­paik­ko­jen käyt­töä, hank­keel­le pe­rus­te­taan omat ti­lin­sä ha­ki­jan kir­jan­pi­toon.

Hankkeen tuki maksetaan jälkikäteen hankkeen kustannusmallin mukaisesti. Tuen maksamista varten on täytettävä maksuhakemus Hyrrän kautta ja lähetettävä se käsiteltäväksi ELY-keskukseen, joka tekee maksupäätöksen. Lue lisää maksatuksesta. Hanketta haettaessa tulee siis ottaa huomioon, että hankkeen toteuttamiseksi tarvitaan riittävän suuri väliaikaisrahoitus.

Omarahoitus

Jo hankehakemusvaiheessa on oltava selvillä, kuinka hankkeen omarahoitusosuus kerätään. Omarahoitus voi koostua rahallisesta osuudesta ja/tai talkootyöstä. Talkootyö on osa hankkeen kustannuksia, kuten mikä tahansa muukin ulkoa ostettava työ, joten se tulee ottaa huomioon kustannusarviota tehdessä. Omarahoitusosuuden tulee olla yksityistä rahaa, eikä se voi koostua julkisesta rahoituksesta, kuten kuntien tuesta.

Hankkeelle myönnetty rahoitus perustuu tukipäätöksessä hyväksyttyihin toimenpiteisiin. Jos hanke ei etene alkuperäisen suunnitelman mukaisesti ja toimenpiteisiin tarvitaan muutoksia, on tehtävä muutoshakemus. Muutoshakemus tarvitaan hankkeen toteutusajan muutoksissa ja hankkeen toimenpiteiden ja kustannusten muutoksissa. Tuotosperusteisella maksutavalla toteutettavissa hankkeissa vain toteutusajan muuttaminen on mahdollista.

Vastikkeeton työ voidaan hyväksyä kustannukseksi yleishyödyllisissä investoinnissa ja kehittämishankkeessa.

Rahoituskaudella 2023-2027 tukipäätöksen saaneilla hankkeilla talkootyön arvo on 20 €/henkilötyötunti. Edellytyksenä on lisäksi, että työn tekijä on vähintään 15-vuotias. Jos vastikkeetta tehty työ tehdään traktorilla tai muulla vastaavalla työkoneella esimerkiksi mönkijällä tai moottorikelkalla, työkoneen käyttämisen arvoksi luetaan lisäksi 40 euroa käyttötunnilta.

Hakemusvaiheessa on laadittu arvio vastikkeettomasta hankkeen hyväksi tehtävästä työstä töiden mukaan eriteltynä ja tämän erittelyn mukaisesti talkootyötä maksuhakemuksilla voidaan esittää.

Jos hankkeeseen palkataan työntekijä vähintään yhdeksi henkilötyövuodeksi, tehtävä tulee asettaa avoimeen hakuun, ellei kyseessä ole hakijatahon vakituinen työntekijä.

Kehittämishankkeeseen voidaan hyväksyä kustannuksiksi hankehenkilöstön palkkakuluja. Hankkeen työntekijöiden on pidettävä tuntipäiväkirjaa työajastaan, ja se on toimitettava maksuhakemuksen liitteenä. Jos työntekijän työajasta vain osa käytetään hankkeeseen, tulee työpäiväkirjaa täyttää kokonaistyöajasta, ei pelkästään hankkeelle tehtävästä työstä.

Raportoinnin lisäksi hankkeiden etenemistä seurataan seurantatietojen avulla. Han­ke­suun­ni­tel­mas­sa täy­te­tään in­di­kaat­to­rit eli hank­keen ta­voit­teet, ja hank­keen lopussa sa­moi­hin ta­voi­te­koh­tiin täy­te­tään to­teu­ma­tie­dot eli seu­ran­ta­tie­dot.

Tutustu Ruokaviraston laatimiin ohjeisiin seurantatietojen toimittamisesta.

Hankkeessa kaikkien yli 3 000 euron hankintojen osalta on esitettävä selvitys kustannusten kohtuullisuudesta. Tämä voidaan tehdä esimerkiksi pyytämällä tarjouksia, hyödyntämällä hinnastoja, tiedustelemalla sähköpostitse tai puhelimitse. Ra­ken­ta­mis­hank­keis­sa voi­daan käyt­tää vii­te­kus­tan­nuk­sia, kun kustannusarvio on laadittu yksikkökustannusmenetelmällä.

Dokumentoi tekemäsi selvitykset huolellisesti: säilytä tarjoukset, sähköpostit ja kuvakaappaukset sekä laadi muistio puhelimitse tehdyistä tiedusteluista. Laadi myös selvitys tehdyistä hankinnoista ja perustele valintasi. Dokumentoinnissa voi hyödyntää hintavertailulomaketta. Hintataso ei ole ainoa valintaperuste – päätökseen voivat vaikuttaa myös esimerkiksi toimitusvarmuus ja laatu.

Myös alle 3 000 eu­ron han­kin­ta­kus­tan­nus­ten on ol­ta­va koh­tuul­li­sia ja se on tarvittaessa pystyttävä perustelemaan.

Hintatason selvitykset ja mahdollinen kilpailutus tehdään yleensä jo rahoituksen hakuvaiheessa. Mikäli kilpailutusta ei ole voitu toteuttaa siinä vaiheessa, dokumentit on toimitettava maksuhakemuksen liitteenä.

Kerää vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä hankkeen toteuttamisen kannalta. Näitä ovat sellaiset tiedot, joita maaseudun hanketukia koskeva lainsäädäntö edellyttää, esimerkiksi maksuhakemuksen liitteenä toimitettavat palkkatiedot, ja talkootyölistat.

Kerro kaikista kerättävistä tiedoista, mihin niitä käytetään. Kerro tämä esimerkiksi osallistujalistassa tai ilmoittautumisen yhteydessä. Esimerkiksi ”[Tilaisuuden järjestäjän nimi] käyttää antamiasi henkilötietoja vain tilaisuuden järjestelyissä. Tietojasi käsitellään luottamuksellisesti eikä tietojasi luovuteta ulkopuolisille. Koulutustiedot tallennetaan ruokahallinnon tietovarantoon ja tietoja säilytetään EU‐komission tarkastuksen varalta 10 vuotta.” TAI “Käsittelemme henkilötietojasi tietosuojailmoituksen mukaisesti [linkki tietosuojailmoitukseen]”

Pyydä tietojen antajilta suostumus, jos keräät muuta kuin lainsäädännön edellyttämiä tietoja, esimerkiksi sähköpostiosoitteita uutiskirjejakelua varten.

Laadi tietosuojaseloste, jos kokoat esimerkiksi uutiskirje‐ tai sähköpostijakelun. Uutiskirje‐ tai sähköpostijakelu muodostaa henkilörekisterin. Tietosuojaselostetta ei tarvitse laatia maksuhakemusta varten kerätyistä, lainsäädännön edellyttämistä tiedoista (talkoolistat, palkkatiedot).

Nimeä tietosuojavastaava, jos organisaatiossasi käsitellään henkilötietoja. Hankkeen toteuttajalla tulee olla selvä kuva siitä, mitä henkilötietoja sillä on hallussaan. Pienissä yhdistyksissä (alle 250 jäsentä) tietosuojavastaavaa ei tarvitse nimetä.

Laadi kirjallinen sopimus, jos toinen toimija (esimerkiksi kirjanpitäjä) käsittelee henkilötietoja hankkeesi puolesta. Sovi sopimuksessa vähintään seuraavista asioista: henkilötietojen käsittelyn kohde ja kesto, käsiteltävät henkilötiedot (henkilötietotyypit ja rekisteröityjen ryhmät), käsittelyn luonne ja tarkoitus, rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän vastuut, velvollisuudet ja oikeudet sekä salassapitovelvollisuuden noudattaminen.

Käsittele huolellisesti työtehtävissä tarvittavia laitteita ja tietoja. Muistathan, että myös perheenjäsenet ovat työtehtävien ulkopuolisia henkilöitä.

Lisätietoa Ruokaviraston sivuilta.

Suunnittele etukäteen, miten hankkeesi tulokset jäävät elämään myös hankkeen päättymisen jälkeen. Miten hankkeessa syntyneitä oppeja ja oivalluksia voitaisiin hyödyntää laajemmin? Mitkä hyvät käytännöt voisivat toimia esimerkkinä muille?

Hyödynnä Maaseutuverkosto.fi-sivustoa viestinnässä ja verkostoitumisessa
Kirjautuminen maaseutuverkosto.fi -sivustolle on tehokas tapa jakaa tietoa hankkeesta ja verkostoitua muiden hankkeiden kanssa. Sivuston hankekortti parantaa hankkeen näkyvyyttä ja hakutoiminto helpottaa sen löytämistä. Selaa myös muita hankkeita ja löydä mahdollisia yhteistyökumppaneita.

Hyödynnä maaseutuverkosto.fi-sivuston tapahtumakalenteria lisäämällä kalenteriin hankkeen tapahtumat. Lisäät tapahtumasi näkyvyyttä ja löydät muiden hankkeiden mielenkiintoisiin tapahtumia.

Sivustolle kirjautuminen on helppoa, eikä hankkeelle tarvitse tehdä erikseen esimerkiksi omia nettisivuja.